Důležitost uchovávání starých nájemních smluv v zemědělství
AGAZ Bučina, s. r. o. je zemědělská společnost nacházející se v malé vesnici Bučiny v Královéhradeckém kraji. Plocha, kterou firma obdělává, pokrývá 184 000 čtverečních metrů a pěstuje pšenici, ječmen, řepku, kukuřici a fazole. Kromě jiného také chovají skot, prasata, ovce a drůbež. Malé zázraky, že finanční záležitosti jsou stejně důležité jako jejich sklizeň.
Stejně jako většina farem, AGAZ Bučina s. r. o. obnovuje smlouvy na pronajatou půdu každých pár let. Je zlatým pravidlem vždy vyjednávat lepší podmínky než naposledy a nedělat při tom chyby.
AGAZ Bučina s. r. o. důvěřuje profesionálům. Podle článků, které byly viděny online, spolupracují se svými daňovými poradci již více než pět let. Jsou dobře obeznámeni se svým podnikáním a mohou navrhnout vhodné další kroky i bez neustálého dohledu.
Existuje však jeden problém, se kterým se společnost již nějakou dobu potýká. Mají obavy týkající se starých nájemních smluv.
Většina farem je povinna obnovovat nájemní smlouvy na půdu každých pár let. I když je tato praxe dobře známá, může vést k nevhodnému řízení smluv, pokud není zaveden administrativní systém. To, co se stalo AGAZ Bučina s. r. o., je poměrně podobné tomu, co by se mohlo stát mnoha jiným farmám. Několik starých a ne tak často používaných nájmů bylo téměř zlikvidováno v rámci plánu na vyčištění administrativních souborů společnosti. Je trochu legrační, jak zákonodárně se musíte v dnešní době chovat. Nikdo nechce zničit soubory, aniž by hledal skryté poklady, které by mohly stát jmění, pokud by byly omylem vyhozeny.
Rozumné rozhodnutí bylo učinit, aby se staré nájmy nevyhazovaly (ve skutečnosti byla po incidentu provedena další revize) a problém byl vyřešen. Lekce je však platná. Nikdy nevíte hodnotu svých souborů a zbavit se starých souborů může být tak nevinné, jako je zaměnit je za odpad. Při zavádění nového archivačního systému je třeba zacházet se starými smlouvami stejně opatrně jako s novými.
A protože staré nájemní smlouvy mohou být záludné… možná …
Ve normálním světě to zní dost jednoduše. Zemědělci si uchovávají staré nájemní smlouvy, aby se vyhnuli obnovování starých smluv, zastaralým ustanovením, která by se mohla dostat do budoucích smluv, a museli znovu procházet vyjednáváním pokaždé, když strany obnovují. Zní to povědomě? No, opravdu to není. Kromě toho existuje třetí věc, které mohou staré smlouvy pomoci zemědělcům vyhnout se: spory týkající se vyjednatelných podmínek v nových smlouvách.
Ale existuje ještě jeden důvod, proč chcete uchovávat staré nájmy. Častěji než ne je jeden pozemek vlastněn několika různými držiteli smluv. I když byste byli schopni vyjednat nové podmínky smlouvy, měli byste konflikty se svými spoluzemědělci, kteří nevidí vaši situaci úplně stejně.
Jak bylo zmíněno výše, uchovávání starých nájmů může být velkou pomocí v procesu vyjednávání. Je proto důležité vědět, jak spravovat staré soubory. Některé farmy vytvořily podrobné administrativní systémy, aby poskytly sledovatelnou historii změn smluv a zajistily jasnost, když se chystají podepsat nové nájmy.
Chcete pracovat se starými smlouvami, ale kde začít? Zde je několik tipů a triků, které sdíleli naši odborníci z AGAZ Bučina, s. r. o.
Na konci dne je odpovědností zemědělce spojit dohromady vše, co mají po ruce. Buďte si jisti, že použití nůžek a sešívačky je obecně doporučováno, když vedete podnikání. Je to celá otázka dýky nebo meče, pokud se rozhodnete vytvořit elektronický systém.
Nicméně, elektronické archiving vám ušetří místo na skladování (což je důležitý faktor pro mnohé kvůli nevyužitým pozicím skladů, které dominují zemědělské vybavení). Na druhou stranu, chcete být obzvlášť opatrní při online výměnách dat. Vaše sítě by mohly být napadeny někým, kdo chce získat citlivé informace. A hackeři ani nevědí, kolik plodin vaše hrášky rostou.
V praxi by mnozí zemědělci souhlasili s výběrem úložiště podle potřeby. V některých menších podnicích jsou papírové smlouvy s použitím dobrých staromódních pořadačů stále běžné. Jakmile však začnete používat elektronické systémy ve své společnosti, je pravděpodobně nejlepší se jich držet a uchovávat vše na jednom místě.